ブログネタ：会議時間は何時間が限界？適正時間は？ 参加中
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私が30年間働いた会社では、「1BEST」(ワン・ベスト)という"スピードと感度"をモットーにした働き方の改革運動があった。
「電話は1分以内とする」「会議は1時間以内とする」「報告書・提案書の本文は1枚とする」など。
このような運動を起こす狙いは、それまで如何にその会社の社員が、電話が長く、会議が長く、報告書・提案書が分厚かったかという表れだった。
□ 電話は、用件や趣旨だけを手短に伝え、雑談・余談を少なくする。
□ 会議は、目的(議題・進行次第)が明確で、会議資料(問題点・討議テーマ)がよく準備され、後は進行役(事務局)と議長が協力し、1H以内で議論が尽くされるよう要領よく進行する。
もう一つ大切なのは、出席メンバを少数精鋭の視点で絞る。要は結論を1Hで即決できる会議でなければ開催の意味がない。
いつも意見を述べもしない人は呼ばない。
□ 文書は、1枚(1ページ)の中に、箇条書きにするなど簡潔に表現する。どうしても関連情報を知らせたければ別添資料とするが、スケジュールがタイトな人には詳細を読まなくても1枚でも判断ができるようにしなければならない。
これが電子メールの時代になると、究極は件名欄だけで本文無しになる(笑)。
この運動でかなり意識・風土の改革に繋がったけれど、その組織のリーダーが日頃から憎まれ役でチェックしないと、直ぐに元に戻ってしまう。継続が命。
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私のサラリーマン経験から、会議時間は必ず1H以内と決めて強行しないと、必ずや1.5H, 2Hへと長引いてしまう。
私が再就職したベンチャー性風土の強い会社などは、たとえ決裁を仰ぐ相手が役員だろうと立ったままの会議も多かった。
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一方、家庭内の話し合いや夫婦の会話は、効率・功利を重んじる必要がないので、お互いが納得するまでトコトンやればいい。
しかし、これが父親や夫が会社や仕事のように進めたら、言葉足らずの末に不和の元凶となってしまう。